Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je Javni zavod turizem in kultura Radovljica, Linhartov trg 9, 4240 Radovljica (v nadaljevanju javni zavod).

Namen zbiranja osebnih podatkov

Osebne podatke posameznikov javni zavod obdeluje za izpolnjevanje svojih nalog, kot jih določa Zakon o zavodih in statut javnega zavoda, za izpolnjevanje in izvajanje pogodbenega razmerja, za opravljanje nalog v javnem interesu, oziroma osebne podatke obdeluje na podlagi soglasja posameznika.

Javni zavod za zadovoljevanje potreb posameznikov opravlja zlasti naslednje naloge:

Zavod za izpolnjevanje svojih nalog in z namenom zagotavljanja transparentnosti delovanja lahko organizira različne javne dogodke, ki se zvočno ali slikovno snemajo, posnetki teh dogodkov pa se javno objavljajo na spletnih portalih in ostalih glasilih s katerimi upravlja zavod.

Zavod za izpolnjevanje svojih nalog in z namenom zagotavljanja transparentnosti delovanja uporablja tudi informacijsko opremo za neposredno komuniciranje preko spletne strani zavoda t.i. »klepetalni robot« v okviru katerega lahko prihaja do obdelave osebnih podatkov. Osebni podatki se obdelujejo za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene javnemu zavodu.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

Javni zavod obdeluje osebne podatke v primeru:

• če je bilo podano soglasje posameznika za obdelavo osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov,
• če je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki,
• če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za javni zavod,
• če je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene javnemu zavodu.

Vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo in vir pridobivanja osebnih podatkov

Javni zavod lahko pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke:

• enotno matično številko;
• osebno ime;
• naslov stalnega ali začasnega prebivališča;
• datum in kraj rojstva;
• zaposlitev;
• naslov elektronske pošte;
• telefonska številka.

Javni zavod lahko pridobi osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Javni zavod lahko osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon.

Kategorije posameznikov katerih osebni podatki se obdelujejo

Javni zavod obdeluje osebne podatke posameznikov, ki so udeleženi v postopkih in nalogah, ki jih izvaja zavod, med katere se šteje predvsem:

• zaposlene osebe v javnemu zavodu,
• pogodbene sodelavce javnega zavoda,
• posameznike, ki imajo z javnim zavodom sklenjeno pogodbo,
• obiskovalce in uporabnike storitev javnega zavoda,
• druge posameznike, ki pridejo v stik z javnim zavodom, kjer se izvede obdelava osebnih podatkov.

Podrobneje so kategorije posameznikov za posamezno zbirko osebnih podatkov opredeljene v evidenci dejavnosti obdelav osebnih podatkov, ki je dostopna na spletni strani javnega zavoda.

Uporabniki osebnih podatkov

Javni zavod bo omogočil obdelavo oziroma posredovanje osebnih podatkov izključno naslednjim pooblaščenim uporabnikom:

• pooblaščeni zaposleni javnega zavoda,
• pooblaščene osebe, ki obdelujejo osebne podatke pri pooblaščenem pogodbenem obdelovalcu javnega zavoda,
• osebe, ki izkažejo pooblastilo za dostop do osebnih podatkov v okviru zakona oziroma podzakonskih predpisov,
• osebam, katerim je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, podelil pooblastilo za dostop.

Shranjevanje osebnih podatkov

Javni zavod ustrezno hrani in varuje osebne podatke tako v fizični kot v elektronski obliki. Podatki, ki se obdelujejo za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti se hranijo do izpolnitve vseh obveznosti iz pogodbenega razmerja. Podatki se hranijo tako dolgo kot jih opredeljujejo predpisi, ki določajo roke hrambe za posamezno vrsto gradiva skladno s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje arhivskega iz dokumentarnega gradiva na podlagi Zakona o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva in arhivih. Po izpolnitvi namena obdelave oziroma poteka z zakonom predpisanega roka hrambe, se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo.

Podatki, ki se obdelujejo na podlagi soglasja posameznika, javni zavod hrani do preklica njegovega soglasja. Uporabnik lahko na uradni naslov javnega zavoda kadarkoli poda pisno zahtevo za preklic soglasja in obdelave osebnih podatkov.

Varovanje zasebnosti

Javni zavod skrbi za varovanje zasebnosti z upoštevanjem vseh veljavnih zakonskih predpisov. Prav tako pa javni zavod zagotavlja vso potrebno tehnološko ter organizacijsko podporo za zaščito in varovanje osebnih podatkov pred izgubo, spremembami, krajo in dostopom nepooblaščenih tretjih oseb:

• sprejeti so interni akti o varnosti osebnih podatkov,
• sprejeti so interni akti o varovanju informacij,
• vodenje zbirk osebnih podatkov,
• vzpostavljeni so postopki za uveljavljanje pravic posameznikov,
• vzpostavljeni so ustrezni postopki in ustrezno ravnanje v primeru ugotovljenih kršitev varstva osebnih podatkov,
• zagotovljena je pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov,
• s pogodbenimi obdelovalci osebnih podatkov so sklenjene ustrezne pogodbe,
• uporabljeni so ukrepi za fizično in komunikacijsko varnost podatkov.

Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

Vsi osebni podatki, ki jih obdeluje javni zavod se hranijo na informacijskih sistemih, ki so postavljeni na teritoriju Republike Slovenije in Evropske unije ter se ne posredujejo tretjim državam izven EU.

Obstoj avtomatskega odločanja

Javni zavod kot odgovorna organizacija ne uporablja avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.

Pravice uporabnika

Posameznik lahko od upravljalca osebnih podatkov kadarkoli zahteva:

• potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:
  • namene obdelave;
  • vrste zadevnih osebnih podatkov;
  • uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;
  • rok hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
  • obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov;
• razloge za obdelavo kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika;
• eno kopijo osebnih podatkov v elektronski obliki (brezplačno);
• v primeru, da posameznik zahteva dodatne kopije, lahko upravljalec zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju stroškov;
• omejitev obdelave, kadar:
  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljalcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
  • je obdelava nezakonita in posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;
  • upravljalec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• popravek netočnih oziroma nepravilnih osebnih podatkov;
• izbris vseh osebnih podatkov na podlagi izpolnjenih pogojev 17. člena splošne uredbe še bolj natančno, če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava osebnih podatkov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posedoval upravljalcu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljalcu, ne da bi ga upravljalec, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral;
• preklic uporabe osebnih podatkov za namene neposrednega trženja, vključno z oblikovanjem profilov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne učinke v zvezi z njim ali na podoben način nanj znatno vpliva skladno z 22. členom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov.

Posameznik ima pravico, da zoper upravljalca vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, če meni, da obdelava osebnih podatkov krši Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si).

Vlogo za uveljavljanje pravic lahko posameznik posreduje na naslov javnega zavoda. Dodatne informacije lahko posameznik pridobi tudi pri pooblaščeni osebi za varstvo osebnih podatkov dpo@virtuo.si .

Osebe, mlajše od 15 let

Osebe, mlajše od 15 let, lahko posredujejo svoje podatke preko spletne strani ali v katerem koli drugem razmerju z javnim zavodom le z izrecnim dovoljenjem staršev, rejnikov ali skrbnikov.

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v javnem zavodu je Virtuo d.o.o.; e-naslov: dpo@virtuo.si .

Evidenca dejavnosti obdelav

Javni zavod vodi evidenco dejavnosti obdelav v elektronski obliki, ki je dostopna na spletni strani zavoda.

Končne določbe

Javni zavod si pridružuje pravico do spremembe ter dopolnitve te politike varstva osebnih podatkov. Posamezniki, katerih osebne podatke obdeluje javni zavod in uporabniki spletne strani javnega zavoda bodo o vseh spremembah te politike varstva osebnih podatkov obveščeni na spletni strani javnega zavoda.